Case Study

Osnabrück · 20× Bestandswachstum in 5 Jahren

20× Wachstum in 5 Jahren, ohne ein einziges neues Vermietungsteam.

Compass Immobilienverwaltung

Ein wichtiger Baustein in der Digitalisierungsstrategie: der Vermietungsprozess

Standort

Osnabrück & Umgebung

Schwerpunkte

Verwaltung von Fremdimmobilien · Property Management · Vermietung & Verkauf von Immobilien

1.600

Wohneinheiten verwaltet

20×

Bestandswachstum in 5 Jahren

100 %

digitaler Vermietungsprozess

Ergebnisse im Schnellüberblick

Vorher → Nachher

Wohneinheiten
80 Einheiten, 1 Mitarbeiter
1.600 Einheiten, 6 Mitarbeiter (20× Wachstum)
Interessentenmanagement
Mehrere Stunden pro Tag manuell
Automatisierte Zuordnung & Absagen
Bearbeitungssicherheit
Manuelle Prozesse, Fehlerrisiko
Deutlich höhere Sicherheit, kein Vergessen

“Wir haben durch EverReal eine deutlich höhere Bearbeitungssicherheit und vor allem weniger Schnittstellenunterbrechungen.”
Sascha Lübke·Inhaber & Geschäftsführer

Über das Unternehmen

Compass Immobilien kann durchaus als Vorreiter in der Digitalisierung bezeichnet werden. Bereits seit der Gründung legt Geschäftsführer Sascha Lübke besonderen Wert auf eine digitale Arbeitsweise. Angefangen mit nur einem Mitarbeiter und 80 Wohneinheiten, hat es Compass mithilfe von modernen, digitalen Lösungen geschafft, in nur fünf Jahren den Bestand auf 1.600 Wohneinheiten zu steigern und beschäftigt heute sechs Mitarbeiter.

Ausgangslage

Herausforderung

Das Kerngeschäft von Compass Immobilien, die Immobilienverwaltung, lief bereits digital und cloudbasiert, inklusive papierlosem Büro, bei dem die gesamte Post digitalisiert, sortiert und abgelegt wird. Doch im Bereich Interessenten- und Terminmanagement bestand Nachholbedarf: Mehrere Stunden pro Tag nur für die Bearbeitung von Interessentenanfragen und Telefonaten, das entsprach nicht der Vorstellung des Digitalisierungs-Enthusiasten Sascha Lübke.

Ziele

01
Vermietungsprozess als Teil der Digitalisierungsstrategie modernisieren
02
Aufwand bei Interessentenanfragen und Telefonaten reduzieren
03
Bestandswachstum digital skalieren

Vorgehen

Lösung

Alle Prozesse von der Anfrage über den Besichtigungstermin bis zur Wohnungsübergabe inkl. Vertrag laufen zentral über eine Plattform. Automatisierte Ablage und Zuordnung zur entsprechenden Immobilie, Interessenten können nicht mehr vergessen werden. Absagen lassen sich automatisiert und zeitnah verschicken.

Wachstum ohne zusätzliche Personalkosten.

Zentrale Plattform

Von der Anfrage über Besichtigung bis zur Übergabe inkl. Vertrag, alles in einem System.

Automatische Ablage

Dokumente und Kommunikation werden automatisch der richtigen Immobilie zugeordnet, kein Vergessen mehr möglich.

Skalierbare Prozesse

Digitale Prozesse ermöglichen das Wachstum von 80 auf 1.600 Einheiten ohne proportionalen Personalaufbau.

Eingesetzte Funktionsbereiche

Verwaltung von FremdimmobilienProperty ManagementVermietung & Verkauf von Immobilien

Prozess im Detail

Schritt für Schritt

Digitales Anfragenmanagement
Alle eingehenden Anfragen werden automatisch der richtigen Immobilie zugeordnet und strukturiert aufbereitet.
Online-Terminkoordination
Besichtigungstermine werden online koordiniert, minimaler Zeitaufwand bei maximaler Übersicht.
Automatisierte Absagen
Absagen werden automatisiert und zeitnah verschickt, auch abgelehnte Interessenten fühlen sich ernst genommen.
Auswertungstool
Compass erfährt genau, wie viele Anfragen pro Objekt hereinkommen und warum Besichtigungstermine abgesagt werden.

Transformation

Vorher vs. Nachher

Wohneinheiten

Vorher

80 Einheiten, 1 Mitarbeiter

Nachher

1.600 Einheiten, 6 Mitarbeiter (20× Wachstum)

Interessentenmanagement

Vorher

Mehrere Stunden pro Tag manuell

Nachher

Automatisierte Zuordnung & Absagen

Bearbeitungssicherheit

Vorher

Manuelle Prozesse, Fehlerrisiko

Nachher

Deutlich höhere Sicherheit, kein Vergessen

Kundenbewertungen

Vorher

Risiko negativer Bewertungen

Nachher

Deutlich reduziertes Risiko durch schnelle Antworten

Wirkung

Ergebnis

01
Deutlich höhere Bearbeitungssicherheit und weniger Schnittstellenunterbrechungen
02
Kundenzufriedenheit steigt, auch abgelehnte Interessenten fühlen sich ernst genommen
03
Risiko von negativen Kundenbewertungen sinkt deutlich
04
In 5 Jahren von 80 auf 1.600 Wohneinheiten gewachsen
05
Eingesparte Zeit wird für intensivere Bestandskundenbetreuung genutzt

“Seit wir EverReal nutzen, ist bei uns der Aufwand mit Interessentenanfragen deutlich gesunken! Weniger Telefonate, dafür mehr Zeit fürs Wesentliche.”
Lisa Schrebb·Vermietung & WEG Verwaltung

Schlusswort

Fazit

Mit dem Auswertungstool erfährt Compass Immobilien nun genau, wie viele Anfragen pro Objekt hereinkommen und warum Besichtigungstermine abgesagt werden. Durch die eingesparte Zeit kann die Betreuung von Bestandskunden intensiviert werden. Das 20-fache Bestandswachstum in fünf Jahren zeigt: EverReal hat einen wertvollen Beitrag zum Digitalisierungsprozess von Compass Immobilien geleistet.

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