Vermietung als kalkulierbarer Wertschöpfungsprozess

Hausverwaltungen kalkulieren traditionell mit der Nettogebühr: einem Prozentsatz der Kaltmiete oder einem Pauschalbetrag je verwalteter Einheit. Diese Zahl steht im Vertrag, sie ist kommunizierbar, sie wirkt überschaubar. Was sie nicht abbildet, sind die tatsächlichen Kosten eines einzelnen Vermietungsvorgangs.

Laut VDIV 2025 haben 57 % der befragten Hausverwaltungen bereits Mandate abgegeben, weil sie sich wirtschaftlich nicht rechnen. Gleichzeitig erfassen weniger als 15 % der Verwaltungen den tatsächlichen Zeitaufwand pro Vermietungsvorgang systematisch (ZIA/Bitkom 2023).

Warum Verwalter die Lücke nicht sehen

Die Verwaltungsgebühr kommt als Gesamtposition in der GuV an. Die Kosten einer Neuvermietung verteilen sich auf mehrere Kostenstellen: Personalaufwand in der Lohnabrechnung, Leerstandskosten beim Eigentümer, Insertionskosten im Marketingbudget, Koordinationsaufwand ohne eigene Zeile. Niemand lügt – aber niemand addiert.

Die Vollkosten-Formel erfasst die sichtbaren Posten. Ein großer Teil der tatsächlichen Kosten entsteht jedoch im Bereich, der in kaum einem Controlling-System auftaucht: dem Koordinationsaufwand. Medienbrüche, Statusrückfragen und Eskalationen erscheinen nicht als Fehler, sondern als normaler Arbeitsalltag.

• McKinsey: 35–45 % des Gesamtaufwands in wissensintensiven Prozessen entfallen auf Koordination.
• UC Irvine / Gloria Mark: 23 Minuten Konzentrationsverlust nach jeder Unterbrechung.
• ZIA/Bitkom 2023: Weniger als 15 % der Hausverwaltungen erfassen den Aufwand pro Vermietung systematisch.