Fachkräftemangel meistern: Praxistipps für Immobilienunternehmen

Die Arbeitsrealität in vielen Immobilienunternehmen ist geprägt von schwerfälligen Prozessen, zu vielen administrativen Aufgaben und ständiger Improvisation:

• E-Mail-Postfächer „explodieren“ nach einem Inserat, hunderte Anfragen müssen manuell bearbeitet werden
• Telefon klingelt zwölfmal pro Stunde, Rückfragen, Terminverschiebungen, Sonderwünsche
• Informationen sind über Ordner, E-Mails und Excel verstreut, nichts ist zentral auffindbar
• Mietverträge werden per Post verschickt, Wartezeiten und Nachfragen sind die Folge
• Übergabeprotokolle sind handschriftlich und kaum lesbar
• Vertretungsfälle führen zum Chaos, niemand findet die Unterlagen der Kollegin

• Monotone, repetitive Aufgaben müssen automatisiert werden, kein manuelles Abarbeiten hunderter E-Mails
• Alle Informationen müssen schnell zur Hand sein, Suchen nach Dokumenten ist keine sinnstiftende Tätigkeit
• Prozesse müssen reibungslos ablaufen, ohne ständige Improvisation und Medienbrüche
• Echte Teamarbeit statt Silodenken, zentrale Dateiablagen, sodass alle Zugriff auf relevante Vorgänge haben
• Ortsunabhängiges Arbeiten, Homeoffice ist keine Ausnahme, sondern Standard
• Abläufe sollten selbsterklärend sein, wenn Dinge unklar sind, wurde der Prozess nicht konsequent zu Ende gedacht

Was heute mühsam, fehleranfällig und zeitraubend ist, lässt sich vollständig digitalisieren:

• Exposés auf Knopfdruck erstellen und auf allen Portalen gleichzeitig veröffentlichen
• KI-gestütztes Matching filtert aus hunderten Anfragen die passenden Interessenten, in Sekunden
• Interessenten verwalten ihre Besichtigungstermine selbst im Online-Kalender
• Zusammenarbeit mit Eigentümern läuft digital: Feedback, Freigaben, Auswahl, alles in einem System
• Mietverträge werden digital erstellt und elektronisch unterschrieben
• Wohnungsübergaben per App, vollständige, leserliche Protokolle sofort verfügbar

1. Personalaufbau

Neue Fachkräfte rekrutieren, die langwierigste und teuerste Option. In der aktuellen Marktlage oft kaum realisierbar, besonders für kleinere Unternehmen.

2. Outsourcing

Aufgaben an Dritte auslagern, etwa Vermarktung oder Besichtigungskoordination. Schnell umsetzbar, aber mit Qualitäts- und Kontrollverlust verbunden.

3. Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Arbeitsprozesse optimieren und automatisieren. Mit EverReal können Vermietungs- und Verkaufsprozesse vollständig digitalisiert werden. Das bedeutet: Höheres Auftragsvolumen ohne mehr Personal. Und ein weiterer Vorteil: Die Software führt Schritt für Schritt durch den Prozess, ideal für Quereinsteiger und Auszubildende.

Die MIAG GmbH stand vor einer Herausforderung: 500 bis 800 zusätzliche Einheiten pro Jahr und gleichzeitig mehr Neubauprojekte mit bis zu 100 Einheiten auf einen Schlag. Die Wachstumsstrategie drohte am Personalengpass zu scheitern.

Mit EverReal digitalisierte das Team alle Arbeitsschritte: Anzeigenerstellung, automatisierte Interessentenauswahl, selbstverwaltete Besichtigungstermine, digitale Vertragserstellung mit E-Signatur und Wohnungsübergabe per App.

Der Fachkräftemangel in der Immobilienbranche ist strukturell und wird sich weiter verschärfen. Die demografische Wende ist da, der Wettbewerb um Nachwuchskräfte wird härter. Immobilienunternehmen, die ihre Arbeitsprozesse nicht modernisieren, verlieren doppelt: Mitarbeiter und Wettbewerbsfähigkeit.

Der Einsatz von Spezialsoftware wie EverReal professionalisiert Kerngeschäftsprozesse, entlastet Mitarbeiter und macht Immobilienunternehmen attraktiv für die nächste Generation.