Case Study

Berlin · Property Management

Berliner Property Management mit klarem Kopf statt vollem Postfach.

3KOMMA1 Immobilienservices GmbH & Co. KG

Ressourcenallokation, Fokus auf passende Interessenten

Standort

Großraum Düsseldorf und NRW

Schwerpunkte

Objektvermarktung · Verwaltung · Wohn- und arbeitsbegleitende Services

Auszeichnungen

Immobilienverwalter des Jahres 2018 (VDIV)Nominiert Deutscher Immobilienpreis 2021

2.700

verwaltete Einheiten

100 %

automatisierter Vermietungsprozess

90 %

weniger Aufwand bei Terminkoordination

Ergebnisse im Schnellüberblick

Vorher → Nachher

Terminkoordination
Hoher manueller Aufwand pro Termin
90 % weniger Aufwand, Echtzeit-Buchung
Vermietungsprozess
Teilweise manuell, zeitintensiv
100 % automatisiert
Interessentenauswahl
Manuelle Prüfung jeder Anfrage
Automatische Vorselektion nach Kriterien

“Eine Immobilie zu vermieten bedeutet für uns mehr als Schlüsselübergabe und pünktliche Mietzahlungen. Gute Erreichbarkeit, schnelle Reaktionszeiten, immer aussagefähig zu sein und Erleichterungen im täglichen Leben zu schaffen, das ermöglichen digitale Lösungen wie EverReal für unsere Kunden, mein Team und mich.”
Kai Rambow·Geschäftsführer

Über das Unternehmen

3KOMMA1 Immobilienservices verwaltet aktuell rund 2.700 Wohn- und Gewerbeeinheiten im Großraum Düsseldorf und weiteren Städten in NRW. Das Unternehmen bietet seinen Kunden ein digitales Rundum-sorglos-Paket: von der Objektvermarktung über die Verwaltung bis hin zu wohn- und arbeitsbegleitenden Services. Mit der eigenen Quartiersapp bietet 3KOMMA1 den Mietern digitalen Zugriff auf Vertragsunterlagen, Nebenkostenabrechnungen und verschiedene Servicedienstleistungen.

Ausgangslage

Herausforderung

Jede Anfrage setzte einen zeitintensiven administrativen Prozess in Gang: manuelle Prüfung, Unterlagen nachfragen, Kommunikation und Besichtigungstermine vereinbaren. Das erfolgreiche Zustandekommen eines Mietverhältnisses war keineswegs gesichert. Geschäftsführer Kai Rambow suchte eine Softwarelösung, die nicht nur die zeitaufwendigen Prozesse effizienter macht, sondern auch das Kundenerlebnis verbessert. Eine wesentliche Anforderung: Integration in die bestehende IT-Struktur, keine Insellösung, keine doppelte Datenpflege.

Ziele

01
Vermietungsprozess, wie die Interessentenauswahl, effizienter und attraktiver gestalten
02
Interaktion und Kommunikation mit Kunden verbessern und beschleunigen
03
Schnittstellenlösung, die sich in die bestehende IT-Architektur integriert

Vorgehen

Lösung

EverReal automatisiert den Vermietungsprozess zu 100 %. Smarte Funktionen ermöglichen es, interessierte Kunden schnell und ohne manuellen Aufwand zu identifizieren und direkt digital zu interagieren. Alle Informationen sind an einem Ort verfügbar und zeitintensive, manuelle Prozesse gehören der Vergangenheit an. Aktuell arbeiten beide Teams an einer Schnittstelle zur bestehenden Quartiersapp.

Klarer Kopf für jeden Eigentümer und Mieter.

100 % Automatisierung

Der gesamte Vermietungsprozess läuft vollautomatisiert, von der Anfrage bis zur Vertragsunterzeichnung.

Schnelle Identifikation

Anhand vorab definierter Kriterien (Bonität, Haustiere, Haushaltsgröße) werden alle Anfragen übersichtlich aufgelistet und priorisiert.

IT-Integration

Nahtlose Integration in die bestehende IT-Architektur, inklusive Anbindung an die Quartiersapp.

Eingesetzte Funktionsbereiche

ObjektvermarktungVerwaltungWohn- und arbeitsbegleitende Services

Prozess im Detail

Schritt für Schritt

Online-Besichtigungskoordination
Interessenten erhalten Termine zur Auswahl per E-Mail. Sobald ein Termin gebucht wird, steht dieser anderen nicht mehr zur Verfügung, Echtzeit-Aktualisierung. 90 % weniger Koordinationsaufwand.
Smartes Interessentenmanagement
3KOMMA1 definiert für jedes Objekt die notwendigen Angaben. Erst wenn alles ausgefüllt ist, wird die Anfrage gesendet. Eingehende Anfragen werden automatisch nach Kriterienübereinstimmung sortiert und priorisiert.
Digitale Kommunikation
Direkter Austausch mit Interessenten via Chat, Zusagen mit wenigen Klicks, automatische Dokumentenerinnerungen und digitaler Mietvertragsversand.

Transformation

Vorher vs. Nachher

Terminkoordination

Vorher

Hoher manueller Aufwand pro Termin

Nachher

90 % weniger Aufwand, Echtzeit-Buchung

Vermietungsprozess

Vorher

Teilweise manuell, zeitintensiv

Nachher

100 % automatisiert

Interessentenauswahl

Vorher

Manuelle Prüfung jeder Anfrage

Nachher

Automatische Vorselektion nach Kriterien

Arbeitgeberattraktivität

Vorher

Analoge Prozesse

Nachher

Modernes, digitales Arbeitsumfeld

Wirkung

Ergebnis

01
100 % automatisierter Vermietungsprozess
02
90 % weniger Aufwand bei der Terminkoordination
03
Attraktives Kundenerlebnis durch schnelle Reaktionen und digitale Kommunikation
04
Mitarbeiterressourcen werden deutlich effizienter eingesetzt durch qualifizierte Vorauswahl
05
Digitales Arbeitsumfeld macht das Unternehmen für Nachwuchs attraktiv

“In der Zusammenarbeit mit EverReal schätzen wir vor allem deren Offenheit gegenüber Kundenwünschen und Produktentwicklungen. Unsere Anregungen und Hinweise werden ernst genommen. Wir würden uns heute wieder für EverReal entscheiden.”
Kai Rambow·Geschäftsführer

Schlusswort

Fazit

Mit EverReal hat sich 3KOMMA1 für einen zukunftsorientierten SaaS-Anbieter entschieden, der bereit ist, das Produkt stetig weiterzuentwickeln. Beide Teams arbeiten eng zusammen an Optimierung und Weiterentwicklung, aktuell an einer Schnittstelle zur bestehenden Quartiersapp. Das Ergebnis: ein vollständig automatisierter Prozess, ein attraktives digitales Arbeitsumfeld und ein Team, das sich heute wieder für EverReal entscheiden würde.

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